Banyak orang sering mengabaikan pentingnya surat permohonan izin acara saat ingin mengadakan sebuah acara. Padahal, surat ini memiliki peran yang sangat penting dalam memperoleh izin dari pihak yang berwenang serta memastikan kelancaran acara tersebut. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk mengetahui pengertian, format, dan contoh surat permohonan izin acara.
Pengertian Surat Permohonan Izin Acara
Surat permohonan izin acara adalah surat resmi yang dibuat untuk meminta izin dari pihak yang berwenang dalam rangka mengadakan suatu acara. Pihak yang berwenang tersebut bisa berupa pemerintah, instansi, atau lembaga terkait yang memiliki kewenangan untuk memberikan izin dalam hal penyelenggaraan acara.
Format Surat Permohonan Izin Acara
Format surat permohonan izin acara umumnya terdiri dari beberapa bagian, antara lain:
- Identitas Pemohon
Bagian ini berisi identitas dari pihak yang mengajukan permohonan izin acara, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan sebagainya. - Tujuan Surat
Bagian ini berisi tujuan dari surat permohonan izin acara yang diajukan. - Penjelasan Acara
Bagian ini berisi penjelasan mengenai acara yang akan diadakan, seperti jenis acara, tema acara, waktu dan tempat pelaksanaan, jumlah peserta, dan sebagainya. - Permohonan Izin
Bagian ini berisi permohonan izin dari pihak yang mengajukan surat permohonan izin acara. - Penutup
Bagian ini berisi penutup dari surat permohonan izin acara, seperti ucapan terima kasih dan harapan untuk mendapatkan izin dari pihak yang berwenang. - Tanda Tangan
Bagian ini berisi tanda tangan dari pihak yang mengajukan permohonan izin acara.
Contoh Surat Permohonan Izin Acara
Berikut ini adalah beberapa contoh surat permohonan izin acara yang bisa digunakan sebagai referensi dalam membuat surat permohonan izin acara:
Contoh 1
Surabaya, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Kepala Dinas Pariwisata Kota Surabaya
di Surabaya
Perihal: Permohonan Izin Acara Festival Gudeg Nusantara
Dengan hormat,
Kami yang bertanda tangan di bawah ini, selaku panitia penyelenggara Festival Gudeg Nusantara, bermaksud mengajukan permohonan izin acara kepada Bapak/Ibu Kepala Dinas Pariwisata Kota Surabaya.
Acara tersebut akan diadakan pada:
Hari/Tanggal: Minggu, 14 Februari 2022
Waktu: 10.00 – 22.00 WIB
Tempat: Lapangan Pahlawan Surabaya
Adapun rincian acara Festival Gudeg Nusantara adalah sebagai berikut:
- Bazar kuliner khas gudeg dari berbagai daerah di Indonesia
- Pameran seni dan budaya
- Pentas seni budaya
- Lomba masak gudeg
Kami mohon izin dari Bapak/Ibu untuk menyelenggarakan acara tersebut. Kami berharap acara ini dapat mendukung promosi pariwisata Kota Surabaya dan Indonesia serta memberikan manfaat bagi masyarakat luas.
Demikian permohonan izin acara ini kami ajukan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Panitia Festival Gudeg Nusantara
Contoh 2
Bandung, 1 Maret 2022
Kepada Yth.
Kepala Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Bandung
di Bandung
Perihal: Permohonan Izin Acara Lomba Seni Budaya Tingkat SMA/SMK Se-Kota Bandung
Dengan hormat,
Kami yang bertanda tangan di bawah ini, selaku panitia penyelenggara Lomba Seni Budaya Tingkat SMA/SMK Se-Kota Bandung, bermaksud mengajukan permohonan izin acara kepada Bapak/Ibu Kepala Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Bandung.
Acara tersebut akan diadakan pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 10 April 2022
Waktu: 08.00 – 17.00 WIB
Tempat: Gedung Sate Bandung
Adapun rincian acara Lomba Seni Budaya Tingkat SMA/SMK Se-Kota Bandung adalah sebagai berikut:
- Lomba tari kreasi daerah
- Lomba vokal grup daerah
- Lomba drama daerah
- Lomba seni lukis daerah
Kami mohon izin dari Bapak/Ibu untuk menyelenggarakan acara tersebut. Kami berharap acara ini dapat memberikan manfaat bagi siswa SMA/SMK se-Kota Bandung dalam mengembangkan kreativitas dan talenta mereka di bidang seni dan budaya.
Demikian permohonan izin acara ini kami ajukan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Panitia Lomba Seni Budaya Tingkat SMA/SMK Se-Kota Bandung
Contoh 3
Surakarta, 1 April 2022
Kepada Yth.
Kepala Dinas Pendidikan Kota Surakarta
di Surakarta
Perihal: Permohonan Izin Acara Studi Banding Siswa SMA Se-Kota Surakarta
Dengan hormat,
Kami yang bertanda tangan di bawah ini, selaku panitia penyelenggara Studi Banding Siswa SMA Se-Kota Surakarta, bermaksud mengajukan permohonan izin acara kepada Bapak/Ibu Kepala Dinas Pendidikan Kota Surakarta.
Acara tersebut akan diadakan pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 1 Mei 2022
Waktu: 07.00 – 18.00 WIB
Tempat: Universitas Gadjah Mada Yogyakarta
Adapun rincian acara Studi Banding Siswa SMA Se-Kota Surakarta adalah sebagai berikut:
- Kunjungan ke beberapa fakultas di Universitas Gadjah Mada
- Dialog interaktif dengan para dosen dan mahasiswa
- Kunjungan ke beberapa tempat wisata di Yogyakarta
Kami mohon izin dari Bapak/Ibu untuk menyelenggarakan acara tersebut. Kami berharap acara ini dapat memberikan manfaat bagi siswa SMA Se-Kota Surakarta dalam menambah wawasan dan pengetahuan mereka di bidang pendidikan dan pariwisata.
Demikian permohonan izin acara ini kami ajukan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Panitia Studi Banding Siswa SMA Se-Kota Surakarta
Contoh 4
Denpasar,