Surat permohonan izin pinjam ruangan merupakan salah satu surat yang dibutuhkan saat ingin meminjam ruangan untuk kegiatan tertentu. Surat ini biasanya digunakan oleh perorangan atau organisasi yang akan menggunakan ruangan untuk acara tertentu seperti rapat, seminar, pelatihan, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk mengetahui bagaimana cara membuat surat permohonan izin pinjam ruangan yang baik dan benar.

Pengertian Surat Permohonan Izin Pinjam Ruangan

Surat permohonan izin pinjam ruangan merupakan surat resmi yang digunakan untuk meminta izin kepada pihak penyedia ruangan untuk menggunakan ruangan tersebut untuk kegiatan tertentu. Surat ini juga berfungsi sebagai bukti bahwa kita telah mengajukan permohonan untuk meminjam ruangan tersebut. Adapun isi dari surat ini meliputi identitas peminjam, kegiatan yang akan dilaksanakan, waktu dan tempat kegiatan, serta jaminan untuk merawat dan membersihkan ruangan setelah digunakan.

Format Surat Permohonan Izin Pinjam Ruangan

Surat permohonan izin pinjam ruangan harus disusun dengan format yang benar dan sesuai dengan standar surat resmi. Berikut adalah format surat permohonan izin pinjam ruangan yang benar:

Bagian atas surat:
1. Nama dan alamat lengkap peminjam
2. Nama dan alamat lengkap pihak penyedia ruangan
3. Kota dan tanggal pembuatan surat

Bagian tengah surat:
1. Kepada yth (Nama dan jabatan pihak penyedia ruangan)
2. Dengan hormat,
3. Saya yang bertanda tangan di bawah ini (nama dan identitas peminjam), bermaksud untuk meminjam ruangan yang Bapak/Ibu pimpin untuk kegiatan (sebutkan jenis kegiatan).
4. Adapun rincian kegiatan tersebut adalah sebagai berikut:
a. Waktu kegiatan: (sebutkan tanggal dan jam)
b. Tempat kegiatan: (sebutkan nama ruangan dan alamat lengkap)
c. Jumlah peserta: (sebutkan jumlah peserta yang akan hadir)
5. Dalam hal ini, saya bersedia untuk mematuhi segala peraturan yang berlaku dan merawat serta membersihkan ruangan setelah kegiatan selesai.
6. Demikian permohonan ini saya buat, atas perhatian Bapak/Ibu saya ucapkan terima kasih.

Bagian bawah surat:
1. Hormat saya,
2. Tanda tangan peminjam
3. Nama peminjam

Contoh Surat Permohonan Izin Pinjam Ruangan

Berikut adalah beberapa contoh surat permohonan izin pinjam ruangan yang dapat dijadikan referensi:

Contoh 1:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
Gedung Perkantoran XYZ
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta Pusat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Ahmad
Alamat : Jl. Merdeka No. 45
Kegiatan : Seminar Motivasi
Waktu : 10 Februari 2022, pukul 08.00 - 12.00
Tempat : Ruang Rapat 1, Gedung Perkantoran XYZ
Jumlah Peserta : 50 orang
Bersama ini saya mengajukan permohonan untuk meminjam ruangan yang Bapak/Ibu pimpin untuk kegiatan seminar motivasi yang akan diadakan pada tanggal 10 Februari 2022. Saya bersedia mematuhi segala peraturan yang berlaku dan merawat serta membersihkan ruangan setelah kegiatan selesai. Demikian permohonan ini saya buat, atas perhatian Bapak/Ibu saya ucapkan terima kasih. Hormat saya,
Ahmad

Contoh 2:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
Universitas ABC
Jl. Merdeka No. 78
Bandung
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Fitri
Alamat : Jl. Jendral Sudirman No. 56
Kegiatan : Pelatihan Kepemimpinan
Waktu : 15 Maret 2022, pukul 09.00 - 16.00
Tempat : Ruang Kuliah 3, Universitas ABC
Jumlah Peserta : 100 orang
Bersama ini saya mengajukan permohonan untuk meminjam ruangan yang Bapak/Ibu pimpin untuk kegiatan pelatihan kepemimpinan yang akan diadakan pada tanggal 15 Maret 2022. Saya bersedia mematuhi segala peraturan yang berlaku dan merawat serta membersihkan ruangan setelah kegiatan selesai. Demikian permohonan ini saya buat, atas perhatian Bapak/Ibu saya ucapkan terima kasih. Hormat saya,
Fitri

Contoh 3:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
Kantor Pos Indonesia
Jl. Gajah Mada No. 34
Surabaya
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Tono
Alamat : Jl. Diponegoro No. 23
Kegiatan : Pelatihan Bahasa Inggris
Waktu : 25 April 2022, pukul 10.00 - 14.00
Tempat : Ruang Meeting, Kantor Pos Indonesia
Jumlah Peserta : 30 orang
Bersama ini saya mengajukan permohonan untuk meminjam ruangan yang Bapak/Ibu pimpin untuk kegiatan pelatihan bahasa Inggris yang akan diadakan pada tanggal 25 April 2022. Saya bersedia mematuhi segala peraturan yang berlaku dan merawat serta membersihkan ruangan setelah kegiatan selesai. Demikian permohonan ini saya buat, atas perhatian Bapak/Ibu saya ucapkan terima kasih. Hormat saya,
Tono

Contoh 4:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
Kantor Walikota Jakarta Barat
Jl. Daan Mogot No. 56
Jakarta Barat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Dewi
Alamat : Jl. Cempaka Putih No. 78
Kegiatan : Acara Pernikahan
Waktu : 12 Juni 2022, pukul 10.00 - 14.00
Tempat : Aula Kantor Walikota Jakarta Barat
Jumlah Peserta : 100 orang
Bersama ini saya mengajukan permohonan untuk meminjam ruangan yang Bapak/Ibu pimpin untuk acara pernikahan yang akan diadakan pada tanggal 12 Juni 2022. Saya bersedia mematuhi segala peraturan yang berlaku dan merawat serta membersihkan ruangan setelah kegiatan selesai. Demikian permohonan ini saya buat, atas perhatian Bapak/Ibu saya ucapkan terima kasih. Hormat saya,
Dewi

Kesimpulan

Surat permohonan izin pinjam ruangan merupakan surat resmi yang harus disusun dengan format yang benar dan sesuai dengan standar surat resmi. Surat ini digunakan untuk meminta izin kepada pihak penyedia ruangan untuk menggunakan ruangan tersebut untuk kegiatan tertentu. Dalam surat ini, harus tercantum identitas peminjam, kegiatan yang akan dilaksanakan, waktu dan tempat kegiatan, serta jaminan untuk merawat dan membersihkan ru