Surat permohonan izin pinjam tempat merupakan surat yang digunakan untuk mengajukan permohonan guna meminjam sebuah tempat atau ruangan yang dimiliki oleh pihak lain. Surat ini dapat digunakan untuk berbagai keperluan, seperti kegiatan seminar, pertemuan, pelatihan, dan lain sebagainya.

Pengertian Surat Permohonan Izin Pinjam Tempat

Surat permohonan izin pinjam tempat bertujuan untuk meminta izin kepada pihak yang memiliki tempat atau ruangan untuk digunakan dalam kegiatan tertentu. Surat ini harus disusun dengan baik dan jelas agar dapat memberikan kesan yang baik serta memudahkan pihak yang diminta izin untuk memberikan persetujuan.

Dalam menyusun surat permohonan izin pinjam tempat, perlu diperhatikan beberapa hal seperti alasan penggunaan tempat atau ruangan, durasi waktu pinjaman, jumlah peserta atau tamu yang diundang, dan tanggung jawab atas kerusakan atau kehilangan yang mungkin terjadi selama penggunaan tempat atau ruangan tersebut.

Format Surat Permohonan Izin Pinjam Tempat

Surat permohonan izin pinjam tempat harus disusun dengan format yang benar. Format surat ini terdiri dari:

  1. Header surat, yaitu mencantumkan nama dan alamat pengirim, serta tanggal pembuatan surat.
  2. Alamat penerima, yaitu nama dan alamat pihak yang diminta izin untuk meminjam tempat atau ruangan.
  3. Salutation, yaitu pembukaan surat yang berisi ucapan salam dan panggilan kepada pihak yang diminta izin.
  4. Isi surat, yaitu berisi penjelasan mengenai keperluan penggunaan tempat atau ruangan, durasi waktu pinjaman, jumlah peserta atau tamu yang diundang, serta tanggung jawab atas kerusakan atau kehilangan yang mungkin terjadi selama penggunaan tempat atau ruangan tersebut.
  5. Penutup surat, yaitu berisi ucapan terima kasih serta harapan untuk mendapatkan persetujuan dari pihak yang diminta izin.
  6. Tanda tangan, yaitu tanda tangan pengirim surat dan mencantumkan nama lengkap, jabatan, serta nomor kontak yang dapat dihubungi.

Contoh Surat Permohonan Izin Pinjam Tempat

Contoh 1

Surabaya, 15 Agustus 2021

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Pemilik Gedung Graha Pena

Jl. Ahmad Yani No.88, Surabaya

Dengan hormat,

Kami dari PT. Sinar Jaya Sejahtera bermaksud untuk mengadakan pelatihan bagi karyawan kami. Kami membutuhkan tempat yang dapat menampung sekitar 50 peserta dan memiliki fasilitas projector serta sound system.

Maka dari itu, kami hendak meminjam ruangan yang Bapak/Ibu miliki pada:

  • Hari/Tanggal: Sabtu, 28 Agustus 2021
  • Waktu: 08.00 - 16.00 WIB

Kami akan bertanggung jawab penuh atas kerusakan atau kehilangan yang mungkin terjadi selama penggunaan ruangan tersebut. Kami berharap Bapak/Ibu berkenan memberikan izin peminjaman ruangan tersebut.

Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT. Sinar Jaya Sejahtera

Ttd. Susi Susanti

Contoh 2

Jakarta, 20 September 2021

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Pemilik Gedung Graha Pena

Jl. Ahmad Yani No.88, Jakarta

Dengan hormat,

Kami dari Komunitas Pecinta Lingkungan bermaksud untuk mengadakan pertemuan guna membahas isu-isu lingkungan yang terjadi di Jakarta. Kami membutuhkan tempat yang dapat menampung sekitar 100 peserta dan memiliki fasilitas sound system.

Maka dari itu, kami hendak meminjam ruangan yang Bapak/Ibu miliki pada:

  • Hari/Tanggal: Sabtu, 2 Oktober 2021
  • Waktu: 09.00 - 13.00 WIB

Kami akan bertanggung jawab penuh atas kerusakan atau kehilangan yang mungkin terjadi selama penggunaan ruangan tersebut. Kami berharap Bapak/Ibu berkenan memberikan izin peminjaman ruangan tersebut.

Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Komunitas Pecinta Lingkungan

Ttd. Budi Santoso

Contoh 3

Bandung, 5 November 2021

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Pemilik Gedung Taman Budaya

Jl. Diponegoro No.22, Bandung

Dengan hormat,

Kami dari Sekolah Menengah Atas Negeri 1 Bandung bermaksud untuk mengadakan pentas seni bagi siswa-siswi kami. Kami membutuhkan tempat yang dapat menampung sekitar 200 peserta dan memiliki fasilitas panggung serta sound system.

Maka dari itu, kami hendak meminjam gedung Taman Budaya yang Bapak/Ibu miliki pada:

  • Hari/Tanggal: Sabtu, 20 November 2021
  • Waktu: 14.00 - 18.00 WIB

Kami akan bertanggung jawab penuh atas kerusakan atau kehilangan yang mungkin terjadi selama penggunaan gedung tersebut. Kami berharap Bapak/Ibu berkenan memberikan izin peminjaman gedung Taman Budaya tersebut.

Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Sekolah Menengah Atas Negeri 1 Bandung

Ttd. Ahmad Fauzi

Contoh 4

Yogyakarta, 30 Desember 2021

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Pemilik Gedung Serbaguna

Jl. Malioboro No.10, Yogyakarta

Dengan hormat,

Kami dari Persatuan Sepak Bola Indonesia bermaksud untuk mengadakan turnamen sepak bola antar klub. Kami membutuhkan tempat yang dapat menampung sekitar 500 peserta dan memiliki fasilitas lapangan serta tribun penonton.

Maka dari itu, kami hendak meminjam gedung Serbaguna yang Bapak/Ibu miliki pada:

  • Hari/Tanggal: Minggu, 16 Januari 2022
  • Waktu: 09.00 - 17.00 WIB

Kami akan bertanggung jawab penuh atas kerusakan atau kehilangan yang mungkin terjadi selama penggunaan gedung tersebut. Kami berharap Bapak/Ibu berkenan memberikan izin peminjaman gedung Serbaguna tersebut.

Demikian surat permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,