Surat rasmi pertukaran waktu kerja adalah surat yang digunakan untuk memohon perubahan waktu kerja yang telah ditetapkan. Permohonan ini dapat dilakukan dengan alasan tertentu seperti keperluan keluarga, urusan pribadi atau masalah kesehatan. Dalam surat ini, biasanya karyawan akan menawarkan solusi alternatif untuk menjalankan tugas-tugas mereka dengan waktu yang lebih sesuai.

Format Surat Rasmi Pertukaran Waktu Kerja

Surat rasmi pertukaran waktu kerja harus memenuhi format yang benar. Format surat ini harus mencakup hal-hal berikut:

  • Header: Di bagian atas surat, tuliskan nama perusahaan dan alamatnya. Kemudian, tuliskan tanggal dan nomor surat.
  • Alamat: Tuliskan nama dan alamat penerima, biasanya akan diantarkan ke HRD kantor atau atasan langsung.
  • Salutasi: Mulailah surat dengan salam pembuka yang sesuai seperti “Kepada Yth. HRD” atau “Kepada Yth. Atasan Langsung”.
  • Isi Surat: Isi surat harus menjelaskan alasan pertukaran waktu kerja dan memberikan solusi yang memungkinkan. Jangan lupa untuk menunjukkan rasa terima kasih dan apresiasi terhadap perusahaan yang memberikan kesempatan untuk meminta perubahan ini.
  • Penutup: Penutup disarankan untuk menyatakan kembali rasa terima kasih dan menyatakan kesiapan untuk menjalankan tugas yang diberikan dengan waktu yang telah disepakati.
  • Tanda tangan dan nama: Jangan lupa untuk menandatangani surat dan menyebutkan nama lengkap dan jabatan.

Contoh Surat Rasmi Pertukaran Waktu Kerja

Berikut beberapa contoh surat rasmi pertukaran waktu kerja yang dapat digunakan sebagai referensi:

Contoh 1:

Header
PT. XYZ
Jl. Raya 123, Jakarta
25 November 2021
Nomor: 001/HRD/XYZ

Alamat
Kepada Yth. HRD PT. XYZ
Jl. Raya 123, Jakarta

Isi Surat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, bernama Maria Dewi, selama ini telah menjalankan tugas sebagai staff administrasi di PT. XYZ dengan waktu kerja pukul 08.00-17.00 WIB. Namun, saya ingin meminta pertukaran waktu kerja menjadi pukul 09.00-18.00 WIB karena alasan keluarga. Saya berharap perusahaan dapat mempertimbangkan permohonan ini dan memberikan solusi yang memungkinkan.
Terima kasih banyak atas perhatian dan kesempatan yang diberikan.
Hormat saya,
Maria Dewi
Staff Administrasi

Contoh 2:

Header
PT. ABC
Jl. Raya 456, Surabaya
25 November 2021
Nomor: 001/HRD/ABC

Alamat
Kepada Yth. Atasan Langsung
PT. ABC
Jl. Raya 456, Surabaya

Isi Surat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, bernama Budi Santoso, selama ini telah menjalankan tugas sebagai supervisor di PT. ABC dengan waktu kerja pukul 08.00-17.00 WIB. Namun, saya ingin meminta pertukaran waktu kerja menjadi pukul 10.00-19.00 WIB karena alasan kesehatan. Saya berharap perusahaan dapat mempertimbangkan permohonan ini dan memberikan solusi yang memungkinkan.
Terima kasih banyak atas perhatian dan kesempatan yang diberikan.
Hormat saya,
Budi Santoso
Supervisor

Contoh 3:

Header
PT. LMN
Jl. Raya 789, Bandung
25 November 2021
Nomor: 001/HRD/LMN

Alamat
Kepada Yth. HRD PT. LMN
Jl. Raya 789, Bandung

Isi Surat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, bernama Lisa Anggraeni, selama ini telah menjalankan tugas sebagai marketing di PT. LMN dengan waktu kerja pukul 08.00-17.00 WIB. Namun, saya ingin meminta pertukaran waktu kerja menjadi pukul 11.00-20.00 WIB karena alasan keperluan pribadi. Saya berharap perusahaan dapat mempertimbangkan permohonan ini dan memberikan solusi yang memungkinkan.
Terima kasih banyak atas perhatian dan kesempatan yang diberikan.
Hormat saya,
Lisa Anggraeni
Marketing

Contoh 4:

Header
PT. PQR
Jl. Raya 101, Medan
25 November 2021
Nomor: 001/HRD/PQR

Alamat
Kepada Yth. Atasan Langsung
PT. PQR
Jl. Raya 101, Medan

Isi Surat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, bernama Rina Sari, selama ini telah menjalankan tugas sebagai customer service di PT. PQR dengan waktu kerja pukul 08.00-17.00 WIB. Namun, saya ingin meminta pertukaran waktu kerja menjadi pukul 13.00-22.00 WIB karena alasan keperluan keluarga. Saya berharap perusahaan dapat mempertimbangkan permohonan ini dan memberikan solusi yang memungkinkan.
Terima kasih banyak atas perhatian dan kesempatan yang diberikan.
Hormat saya,
Rina Sari
Customer Service

Kesimpulan

Surat rasmi pertukaran waktu kerja dapat digunakan untuk meminta perubahan waktu kerja yang telah ditetapkan. Dalam surat ini, karyawan harus memberikan alasan dan solusi alternatif yang memungkinkan agar tugas-tugas yang diberikan dapat diselesaikan dengan waktu yang lebih sesuai. Format surat ini harus memenuhi standar yang telah ditetapkan dan harus mencakup header, alamat, salutasi, isi surat, penutup, tanda tangan dan nama. Dalam surat rasmi pertukaran waktu kerja, penting untuk menunjukkan rasa terima kasih dan apresiasi terhadap perusahaan yang memberikan kesempatan untuk meminta perubahan ini.