Surat rasmi tunjuk sebab adalah jenis surat resmi yang digunakan untuk memberikan penjelasan atau alasan mengapa suatu tindakan atau keputusan dibuat. Surat ini biasanya ditujukan kepada pihak yang berwenang atau yang berkepentingan terkait dengan masalah yang sedang dihadapi. Contoh-contoh situasi yang memerlukan surat rasmi tunjuk sebab antara lain pengajuan cuti, permohonan izin, atau penolakan suatu permintaan.
Format Surat Rasmi Tunjuk Sebab
Format surat rasmi tunjuk sebab umumnya sama dengan format surat resmi lainnya, yaitu terdiri dari:
- Heading atau kepala surat, yang berisi nama dan alamat pengirim, tanggal penulisan, dan nama dan alamat penerima;
- Salutation atau pembuka surat, yang berisi penghormatan kepada penerima;
- Isi surat, yang berisi penjelasan atau alasan mengapa suatu tindakan atau keputusan dibuat;
- Penutup surat, yang berisi ucapan terima kasih atau permohonan maaf, beserta tanda tangan pengirim;
- Enclosure atau lampiran, jika ada.
Berikut adalah contoh format surat rasmi tunjuk sebab:
Heading:
Perusahaan ABCD
Jalan Raya 123
Jakarta 12345
Telepon: 021-1234567
Email: info@abcd.com
23 Agustus 2021
Salutation:
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Pimpinan Perusahaan XYZ
Isi surat:
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, selaku karyawan Perusahaan ABCD dengan nomor induk 123, mengajukan permohonan cuti selama dua minggu, mulai dari tanggal 1 September 2021 sampai dengan tanggal 14 September 2021.
Alasan saya mengajukan cuti adalah karena kondisi kesehatan saya yang memburuk dan memerlukan perawatan intensif. Saya sudah berkonsultasi dengan dokter dan dianjurkan untuk istirahat total selama dua minggu.
Saya berharap permohonan cuti ini dapat diberikan persetujuan, dan saya siap mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan tugas-tugas saya dapat ditangani dengan baik selama saya tidak hadir di kantor.
Demikian surat ini saya sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Penutup surat:
Hormat saya,
John Doe
Contoh Surat Rasmi Tunjuk Sebab
Berikut adalah contoh-contoh surat rasmi tunjuk sebab:
- Permohonan Izin Cuti
Perusahaan ABCD
Jalan Raya 123
Jakarta 12345
Telepon: 021-1234567
Email: info@abcd.com
23 Agustus 2021
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Pimpinan Perusahaan XYZ
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, selaku karyawan Perusahaan ABCD dengan nomor induk 123, mengajukan permohonan cuti selama dua minggu, mulai dari tanggal 1 September 2021 sampai dengan tanggal 14 September 2021.
Alasan saya mengajukan cuti adalah karena kondisi kesehatan saya yang memburuk dan memerlukan perawatan intensif. Saya sudah berkonsultasi dengan dokter dan dianjurkan untuk istirahat total selama dua minggu.
Saya berharap permohonan cuti ini dapat diberikan persetujuan, dan saya siap mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan tugas-tugas saya dapat ditangani dengan baik selama saya tidak hadir di kantor.
Demikian surat ini saya sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat saya,
John Doe
- Pengajuan Penolakan Permintaan
Perusahaan ABCD
Jalan Raya 123
Jakarta 12345
Telepon: 021-1234567
Email: info@abcd.com
23 Agustus 2021
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Pimpinan Perusahaan XYZ
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, selaku Manajer HRD Perusahaan ABCD, ingin memberikan penjelasan terkait dengan permintaan dari Perusahaan XYZ untuk merekrut karyawan kami, Bapak/Ibu FGH.
Setelah melakukan evaluasi, kami memutuskan untuk menolak permintaan tersebut karena Bapak/Ibu FGH merupakan salah satu karyawan kami yang memiliki kinerja dan pengalaman yang sangat berharga bagi perusahaan kami. Kami menghargai permintaan dari Perusahaan XYZ, namun kami tidak dapat mengambil risiko kehilangan karyawan kami yang berpotensi memberikan dampak negatif bagi produktivitas dan kualitas layanan kami.
Saya berharap keputusan ini dapat dipahami dan kami siap melakukan koordinasi lebih lanjut jika diperlukan.
Demikian surat ini saya sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat saya,
John Doe
- Penjelasan Terkait Keterlambatan Pembayaran
Perusahaan ABCD
Jalan Raya 123
Jakarta 12345
Telepon: 021-1234567
Email: info@abcd.com
23 Agustus 2021
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Pimpinan Perusahaan XYZ
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, selaku Kepala Keuangan Perusahaan ABCD, ingin memberikan penjelasan terkait dengan keterlambatan pembayaran tagihan yang kami miliki dengan Perusahaan XYZ.
Kami menyadari bahwa keterlambatan ini menyebabkan ketidaknyamanan dan ketidakpastian bagi Perusahaan XYZ, dan kami ingin memberikan penjelasan bahwa masalah ini disebabkan oleh kondisi keuangan perusahaan kami yang sedang mengalami kesulitan. Namun, kami ingin menegaskan bahwa kami berkomitmen untuk menyelesaikan keterlambatan ini dalam waktu dekat dan akan melakukan tindakan yang diperlukan untuk memastikan keterlambatan ini tidak terulang lagi di masa depan.
Kami berharap Perusahaan XYZ dapat memahami situasi kami dan kami siap melakukan koordinasi lebih lanjut jika diperlukan.
Demikian surat ini saya sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat saya,
John Doe
- Pemberitahuan Perubahan Jadwal Meeting
Perusahaan ABCD
Jalan Raya 123
Jakarta 12345
Telepon: 021-1234567