Sebagai sebuah perusahaan, pasti kita seringkali menerima surat atau email dari calon pelanggan atau mitra bisnis yang meminta informasi tentang produk atau layanan yang kita tawarkan. Dalam menjawab permintaan informasi tersebut, kita harus bisa memberikan balasan yang jelas dan komunikatif agar calon pelanggan atau mitra bisnis kita merasa puas dengan informasi yang diberikan. Salah satu jenis surat yang digunakan untuk memberikan balasan atas permintaan informasi adalah surat balasan permintaan informasi atau surat reply inquiry letter.
Pengertian Surat Balasan Permintaan Informasi
Surat balasan permintaan informasi adalah surat yang digunakan untuk memberikan jawaban atas permintaan informasi dari pihak lain. Surat ini biasanya ditulis oleh sebuah perusahaan atau institusi sebagai jawaban atas permintaan informasi yang diajukan oleh calon pelanggan, mitra bisnis, atau pihak lainnya. Surat ini harus ditulis dengan jelas dan komunikatif agar informasi yang diberikan dapat dipahami dengan baik oleh pihak yang meminta informasi.
Format Surat Balasan Permintaan Informasi
Berikut adalah format dasar surat balasan permintaan informasi yang dapat digunakan sebagai panduan dalam menulis surat ini:
- Header: berisi alamat perusahaan dan tanggal penulisan surat.
- Salutation: berisi salam pembuka yang ditujukan kepada pihak yang meminta informasi.
- Body: berisi jawaban atas permintaan informasi yang diajukan oleh pihak yang meminta informasi.
- Closing: berisi salam penutup dan tanda tangan dari penulis surat.
Contoh Surat Balasan Permintaan Informasi
Berikut adalah contoh surat balasan permintaan informasi yang dapat digunakan sebagai referensi dalam menulis surat ini:
Contoh 1
PT. ABC
Jalan Merdeka No. 10
Jakarta
21 Januari 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu X
Jalan Sudirman No. 15
Jakarta
Dengan hormat,
Terima kasih atas permintaan informasi yang Bapak/Ibu ajukan pada tanggal 15 Januari 2022 mengenai produk kami. Kami sangat menghargai minat Bapak/Ibu pada produk kami dan dengan senang hati kami akan memberikan informasi yang Bapak/Ibu butuhkan.
Produk yang saat ini kami tawarkan adalah sepatu olahraga untuk berbagai jenis olahraga seperti lari, basket, voli, dan futsal. Sepatu kami terbuat dari bahan berkualitas tinggi dan didesain untuk memberikan kenyamanan dan performa terbaik bagi penggunanya.
Demikian informasi yang dapat kami berikan. Jika Bapak/Ibu membutuhkan informasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami kembali. Terima kasih.
Hormat kami,
PT. ABC
Siti
Contoh 2
PT. XYZ
Jalan Raya No. 20
Bandung
20 Februari 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Y
Jalan Asia Afrika No. 7
Bandung
Dengan hormat,
Terima kasih atas permintaan informasi yang Bapak/Ibu ajukan pada tanggal 10 Februari 2022 mengenai layanan pengiriman kami. Kami sangat menghargai minat Bapak/Ibu pada layanan kami dan dengan senang hati kami akan memberikan informasi yang Bapak/Ibu butuhkan.
Layanan pengiriman yang saat ini kami tawarkan adalah pengiriman paket dalam dan luar kota. Kami menggunakan jasa pengiriman terpercaya untuk memastikan paket yang dikirim sampai pada waktu yang tepat dan dalam kondisi yang baik.
Demikian informasi yang dapat kami berikan. Jika Bapak/Ibu membutuhkan informasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami kembali. Terima kasih.
Hormat kami,
PT. XYZ
Budi
Contoh 3
CV. PQR
Jalan Surya No. 5
Surabaya
15 Maret 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Z
Jalan Ahmad Yani No. 12
Surabaya
Dengan hormat,
Terima kasih atas permintaan informasi yang Bapak/Ibu ajukan pada tanggal 5 Maret 2022 mengenai jasa konsultan kami. Kami sangat menghargai minat Bapak/Ibu pada jasa konsultan kami dan dengan senang hati kami akan memberikan informasi yang Bapak/Ibu butuhkan.
Jasa konsultan yang saat ini kami tawarkan adalah jasa konsultan bisnis dan manajemen. Kami memiliki tim yang terampil dan berpengalaman dalam membantu perusahaan dalam mengembangkan bisnis dan manajemen. Kami mampu memberikan solusi dan rekomendasi yang tepat untuk membantu perusahaan mencapai tujuan bisnisnya.
Demikian informasi yang dapat kami berikan. Jika Bapak/Ibu membutuhkan informasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami kembali. Terima kasih.
Hormat kami,
CV. PQR
Rina
Contoh 4
PT. LMN
Jalan Gajah Mada No. 25
Semarang
10 April 2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu A
Jalan Diponegoro No. 10
Semarang
Dengan hormat,
Terima kasih atas permintaan informasi yang Bapak/Ibu ajukan pada tanggal 1 April 2022 mengenai layanan perbaikan elektronik kami. Kami sangat menghargai minat Bapak/Ibu pada layanan kami dan dengan senang hati kami akan memberikan informasi yang Bapak/Ibu butuhkan.
Layanan perbaikan elektronik yang saat ini kami tawarkan adalah perbaikan segala jenis elektronik seperti komputer, laptop, smartphone, dan lain sebagainya. Kami memiliki teknisi yang terampil dan berpengalaman dalam melakukan perbaikan dan dapat memberikan layanan yang cepat dan efektif.
Demikian informasi yang dapat kami berikan. Jika Bapak/Ibu membutuhkan informasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami kembali. Terima kasih.
Hormat kami,
PT. LMN
Joko
Kesimpulan
Surat balasan permintaan informasi adalah surat yang digunakan untuk memberikan jawaban atas permintaan informasi dari pihak lain. Surat ini harus ditulis dengan jelas dan komunikatif agar informasi yang diberikan dapat dipahami dengan baik oleh pihak yang meminta informasi. Dalam menulis surat ini, kita harus mengikuti format yang tepat dan memberikan informasi yang relevan dengan permintaan informasi yang diajukan.