Sebagai profesional, tentunya kita seringkali dihadapkan dengan situasi di mana kita harus mengatur jadwal rapat dengan orang lain. Namun, terkadang ada hal-hal tak terduga yang membuat kita harus mengubah jadwal tersebut. Nah, untuk mengatasi masalah ini, kita bisa menggunakan surat reschedule meeting. Namun, bagaimana cara membuat surat tersebut? Simak penjelasan berikut ini.
Pengertian Surat Reschedule Meeting
Surat Reschedule Meeting adalah surat yang digunakan untuk mengubah jadwal rapat yang sudah disepakati sebelumnya dengan orang lain. Surat ini biasanya digunakan ketika ada halangan atau kendala yang tidak dapat dihindari sehingga membuat jadwal rapat harus diganti.
Format Surat Reschedule Meeting
Berikut adalah format surat reschedule meeting:
[Nama Perusahaan/Instansi]
[Alamat Perusahaan/Instansi]
[Kota, Kode Pos]
[Tanggal]
Kepada:
[Nama Penerima]
[Jabatan]
[Perusahaan/Instansi]
[Alamat Perusahaan/Instansi]
[Kota, Kode Pos]
Perihal: Permohonan Perubahan Jadwal Rapat
Dengan hormat,
Kami dari [Nama Perusahaan/Instansi] hendak menyampaikan permohonan maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi akibat perubahan jadwal rapat yang sudah disepakati sebelumnya. Kami ingin memberitahukan bahwa jadwal rapat yang semula akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: [Hari/Tanggal]
Waktu: [Jam]
Tempat: [Lokasi]
Telah diubah menjadi:
Hari/Tanggal: [Hari/Tanggal Baru]
Waktu: [Jam Baru]
Tempat: [Lokasi Baru]
Kami berharap Bapak/Ibu dapat memahami situasi yang terjadi dan memungkinkan kami untuk mengubah jadwal rapat tersebut. Kami akan sangat menghargai apabila Bapak/Ibu dapat mengkonfirmasi kembali kehadiran pada jadwal yang baru ini.
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Jabatan]
Contoh Surat Reschedule Meeting
Berikut adalah contoh surat reschedule meeting:
Jakarta, 5 Maret 2022
Kepada:
Bapak Ahmad
Manager Marketing
PT ABC
Jl. Sudirman No. 10
Jakarta, 12345
Perihal: Permohonan Perubahan Jadwal Rapat
Dengan hormat,
Kami dari PT XYZ hendak menyampaikan permohonan maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi akibat perubahan jadwal rapat yang sudah disepakati sebelumnya. Kami ingin memberitahukan bahwa jadwal rapat yang semula akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Senin, 7 Maret 2022
Waktu: 14.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat PT XYZ
Telah diubah menjadi:
Hari/Tanggal: Selasa, 8 Maret 2022
Waktu: 15.30 WIB
Tempat: Ruang Rapat PT XYZ
Kami berharap Bapak Ahmad dapat memahami situasi yang terjadi dan memungkinkan kami untuk mengubah jadwal rapat tersebut. Kami akan sangat menghargai apabila Bapak Ahmad dapat mengkonfirmasi kembali kehadiran pada jadwal yang baru ini.
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Irma Sari
Manager HRD
Jakarta, 5 Maret 2022
Kepada:
Bapak Ali
Pimpinan Cabang
Bank Mandiri
Jl. Thamrin No. 20
Jakarta, 12345
Perihal: Permohonan Perubahan Jadwal Rapat
Dengan hormat,
Kami dari PT XYZ hendak menyampaikan permohonan maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi akibat perubahan jadwal rapat yang sudah disepakati sebelumnya. Kami ingin memberitahukan bahwa jadwal rapat yang semula akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Kamis, 10 Maret 2022
Waktu: 10.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Bank Mandiri
Telah diubah menjadi:
Hari/Tanggal: Jumat, 11 Maret 2022
Waktu: 14.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Bank Mandiri
Kami berharap Bapak Ali dapat memahami situasi yang terjadi dan memungkinkan kami untuk mengubah jadwal rapat tersebut. Kami akan sangat menghargai apabila Bapak Ali dapat mengkonfirmasi kembali kehadiran pada jadwal yang baru ini.
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Irma Sari
Manager HRD
Jakarta, 5 Maret 2022
Kepada:
Ibu Lina
HR Manager
PT XYZ
Jl. Sudirman No. 15
Jakarta, 12345
Perihal: Permohonan Perubahan Jadwal Rapat
Dengan hormat,
Kami dari PT ABC hendak menyampaikan permohonan maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi akibat perubahan jadwal rapat yang sudah disepakati sebelumnya. Kami ingin memberitahukan bahwa jadwal rapat yang semula akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Rabu, 9 Maret 2022
Waktu: 13.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat PT ABC
Telah diubah menjadi:
Hari/Tanggal: Kamis, 10 Maret 2022
Waktu: 16.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat PT ABC
Kami berharap Ibu Lina dapat memahami situasi yang terjadi dan memungkinkan kami untuk mengubah jadwal rapat tersebut. Kami akan sangat menghargai apabila Ibu Lina dapat mengkonfirmasi kembali kehadiran pada jadwal yang baru ini.
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Budi Santoso
Manager Keuangan
Jakarta, 5 Maret 2022
Kepada:
Bapak Andi
CEO
PT XYZ
Jl. Sudirman No. 15
Jakarta, 12345
Perihal: Permohonan Perubahan Jadwal Rapat
Dengan hormat,
Kami dari PT ABC hendak menyampa