Sebagai seorang pengusaha atau pebisnis, negosiasi merupakan sesuatu yang sangat penting dalam menjalankan bisnis. Negosiasi bisa dilakukan dalam berbagai hal, seperti dalam pembelian barang atau jasa, penjualan produk, ataupun dalam mengatasi masalah yang terjadi. Namun, dalam proses negosiasi, kita tidak selalu bisa bertemu langsung dengan pihak lain. Oleh karena itu, surat resmi negosiasi bisa menjadi salah satu alternatif untuk menjalin komunikasi dengan pihak lain secara tertulis.

Pengertian Surat Resmi Negosiasi

Surat resmi negosiasi merupakan surat yang digunakan untuk menjalin komunikasi dengan pihak lain dalam proses negosiasi. Surat ini berisi usulan, tawaran, atau permintaan terkait dengan hal yang sedang diperbincangkan. Surat resmi negosiasi biasanya digunakan ketika kedua belah pihak tidak dapat bertemu langsung atau ketika ingin mempertahankan catatan tertulis.

Format Surat Resmi Negosiasi

Format surat resmi negosiasi sebenarnya tidak jauh berbeda dengan format surat bisnis pada umumnya. Berikut adalah format surat resmi negosiasi yang bisa dijadikan acuan:

  1. Header: pada bagian atas surat, tuliskan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email perusahaan.
  2. Tanggal: tuliskan tanggal dibuatnya surat.
  3. Alamat: tuliskan alamat penerima surat.
  4. Salutation: tuliskan salam pembuka, seperti “Kepada Yth.”
  5. Opening: tuliskan tujuan surat dan perkenalkan perusahaan Anda.
  6. Body: jelaskan tujuan negosiasi dan tawaran yang ingin diajukan. Berikan penjelasan yang jelas dan terperinci mengenai produk atau jasa yang ditawarkan.
  7. Closing: tuliskan kesimpulan dari negosiasi dan tindakan selanjutnya yang akan diambil. Jangan lupa untuk menjelaskan kembali manfaat yang akan didapatkan oleh pihak lain jika menerima tawaran Anda.
  8. Signature: tandatangani surat resmi negosiasi.

Contoh Surat Resmi Negosiasi

Berikut adalah beberapa contoh surat resmi negosiasi yang bisa dijadikan acuan:

Contoh 1: Surat Resmi Negosiasi Penjualan Produk

PT. XYZ
Jl. Merdeka No. 10
Jakarta Selatan
Telp. 021-123456
Email: info@ptxyz.co.id
22 Juli 2021

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. ABC
Jl. Sudirman No. 15
Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Kami dari PT. XYZ ingin menawarkan produk terbaru kami, yaitu AC portable dengan teknologi terkini. Produk kami sangat cocok untuk kantor, ruangan meeting, atau ruangan lainnya yang membutuhkan pendingin udara. Kami menawarkan produk kami dengan harga spesial, yaitu Rp. 3.000.000,-/unit. Harga tersebut sudah termasuk PPN dan pengiriman ke tempat Anda.

Kami yakin produk kami akan sangat bermanfaat bagi perusahaan Anda. Jangan ragu untuk menghubungi kami jika ada pertanyaan atau ingin melakukan pemesanan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,
PT. XYZ

Contoh 2: Surat Resmi Negosiasi Penjualan Jasa

PT. ABC
Jl. Asia Afrika No. 20
Bandung
Telp. 022-987654
Email: info@ptabc.co.id
23 Juli 2021

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. DEF
Jl. Gatot Subroto No. 25
Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Kami dari PT. ABC ingin menawarkan jasa konsultasi bisnis untuk perusahaan Bapak/Ibu. Sebagai perusahaan terkemuka di bidang konsultasi, kami memiliki banyak pengalaman dalam membantu perusahaan meningkatkan kinerjanya. Kami menawarkan jasa konsultasi kami dengan harga spesial, yaitu Rp. 50.000.000,- untuk 3 bulan. Harga tersebut sudah termasuk biaya konsultasi dan pelatihan.

Kami yakin jasa kami akan sangat membantu perusahaan Bapak/Ibu dalam meningkatkan kinerja dan meraih kesuksesan. Jangan ragu untuk menghubungi kami jika ada pertanyaan atau ingin menggunakan jasa kami. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,
PT. ABC

Contoh 3: Surat Resmi Negosiasi Pembelian Barang

PT. HIJ
Jl. Dago No. 30
Bandung
Telp. 022-123789
Email: info@pthij.co.id
24 Juli 2021

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. KLM
Jl. Sudirman No. 10
Surabaya

Dengan hormat,

Kami dari PT. HIJ ingin membeli produk Anda, yaitu mesin pengering pakaian. Kami memerlukan 10 unit mesin pengering dengan spesifikasi seperti yang tertera pada brosur Anda. Kami ingin menawar harga sebesar Rp. 15.000.000,-/unit. Kami berharap bisa memperoleh harga tersebut untuk pembelian dalam jumlah besar seperti ini. Kami juga siap untuk membayar tunai atau melalui transfer bank.

Kami yakin produk Anda memiliki kualitas yang baik dan akan sangat membantu bisnis kami. Jangan ragu untuk menghubungi kami jika ada pertanyaan atau ingin memproses pembelian. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,
PT. HIJ

Contoh 4: Surat Resmi Negosiasi Penyelesaian Masalah

PT. MNO
Jl. Veteran No. 5
Surabaya
Telp. 031-456789
Email: info@ptmno.co.id
25 Juli 2021

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. PQR
Jl. Diponegoro No. 15
Bandung

Dengan hormat,

Kami dari PT. MNO ingin menyelesaikan masalah yang terjadi pada proyek yang sedang kita kerjakan bersama. Kami mengetahui bahwa terdapat beberapa kendala yang membuat proyek tersebut tidak berjalan sesuai rencana. Kami ingin berdiskusi dengan Bapak/Ibu mengenai solusi terbaik untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Kami siap untuk bekerja sama dengan Bapak/Ibu dan mencari jalan keluar yang terbaik. Kami berharap masalah ini bisa segera terselesaikan agar proyek bisa berjalan dengan lancar. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,
PT. MNO

Kesimpulan

Surat resmi negosiasi bisa menjadi alternatif untuk menjalin komunikasi dengan pihak lain dalam proses negosiasi. Dalam surat resmi negosiasi, format yang digunakan tidak jauh berbeda dengan format surat bisnis pada umumnya. Dalam contoh surat resmi negosiasi, penting untuk memberikan penjelasan yang jelas dan terperinci mengenai tujuan negosiasi dan tawaran yang diajukan. Semoga informasi ini bermanfaat bagi bisnis Anda.