Pengertian Surat Resmi Pemberitahuan
Surat resmi pemberitahuan adalah jenis surat resmi yang digunakan untuk memberikan informasi penting atau mengumumkan suatu kegiatan kepada pihak yang terkait. Surat ini biasanya digunakan dalam lingkungan organisasi, perusahaan, atau instansi pemerintah. Surat resmi pemberitahuan memiliki tujuan untuk memberikan informasi secara formal dan jelas, sehingga dapat menghindari kesalahpahaman atau interpretasi yang salah. Surat ini harus ditulis dengan bahasa yang sopan, jelas, dan mudah dipahami oleh pihak yang menerima surat.
Format Surat Resmi Pemberitahuan
Format surat resmi pemberitahuan harus memenuhi standar yang telah ditetapkan. Berikut adalah komponen-komponen yang harus ada dalam surat resmi pemberitahuan: 1. Kepada Pada bagian ini, dituliskan nama dan alamat lengkap pihak yang dituju. 2. Dari Pada bagian ini, dituliskan nama dan alamat lengkap pengirim surat. 3. Perihal Pada bagian ini, dituliskan judul atau topik dari surat yang akan dikirimkan. 4. Isi Surat Pada bagian ini, dituliskan isi dari surat resmi pemberitahuan. Isi surat harus jelas dan mudah dipahami oleh pihak yang menerima surat. 5. Lampiran Jika ada dokumen atau informasi yang harus dilampirkan dengan surat resmi pemberitahuan, maka dapat dituliskan pada bagian ini. 6. Tanda Tangan Pada bagian ini, dituliskan tanda tangan pengirim surat dan nama lengkap pengirim.
Contoh Surat Resmi Pemberitahuan
Berikut adalah beberapa contoh surat resmi pemberitahuan: 1. Surat Pemberitahuan Penggantian Jadwal Meeting Kepada Yth. Bapak/Ibu Bagian Keuangan PT ABC Jalan Sudirman No. 123 Jakarta Dari Bapak Ahmad Marketing Manager PT XYZ Jalan Gatot Subroto No. 456 Jakarta Perihal: Penggantian Jadwal Meeting Dengan hormat, Bersama ini kami ingin memberitahukan bahwa jadwal meeting yang sebelumnya akan dilaksanakan pada tanggal 15 Februari 2022 pukul 10.00 WIB, diubah menjadi tanggal 20 Februari 2022 pukul 14.00 WIB. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi dan kami berharap Bapak/Ibu dapat mengaturnya kembali. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Hormat kami, Bapak Ahmad Marketing Manager PT XYZ 2. Surat Pemberitahuan Pengambilan Barang Kepada Yth. Bapak/Ibu Bagian Gudang PT ABC Jalan Sudirman No. 123 Jakarta Dari Bapak Ali Bagian Logistik PT XYZ Jalan Gatot Subroto No. 456 Jakarta Perihal: Pengambilan Barang Dengan hormat, Bersama ini kami ingin memberitahukan bahwa pada tanggal 10 Februari 2022, kami akan mengambil barang yang telah kami pesan sebelumnya. Kami mohon agar Bapak/Ibu dapat menyiapkan barang sesuai dengan pesanan kami dan kami akan mengirimkan surat pengambilan barang sebelum tanggal yang telah ditentukan. Terima kasih atas kerjasamanya. Hormat kami, Bapak Ali Bagian Logistik PT XYZ 3. Surat Pemberitahuan Pergantian Nama Perusahaan Kepada Yth. Bapak/Ibu Bagian Keuangan PT ABC Jalan Sudirman No. 123 Jakarta Dari Bapak Syaiful Direktur Utama PT XYZ Jalan Gatot Subroto No. 456 Jakarta Perihal: Pergantian Nama Perusahaan Dengan hormat, Bersama ini kami ingin memberitahukan bahwa PT XYZ telah mengganti nama perusahaan menjadi PT KLM. Kami mohon agar Bapak/Ibu dapat mengubah data PT XYZ menjadi PT KLM pada sistem dan dokumen-dokumen yang terkait. Terima kasih atas kerjasamanya. Hormat kami, Bapak Syaiful Direktur Utama PT KLM 4. Surat Pemberitahuan Pelaksanaan Training Kepada Yth. Bapak/Ibu Bagian HRD PT ABC Jalan Sudirman No. 123 Jakarta Dari Bapak Dedy Training Manager PT XYZ Jalan Gatot Subroto No. 456 Jakarta Perihal: Pelaksanaan Training Dengan hormat, Bersama ini kami ingin memberitahukan bahwa PT XYZ akan melaksanakan training untuk karyawan pada tanggal 20 Februari 2022. Training akan dilaksanakan di ruang training PT XYZ pada pukul 09.00 WIB. Kami mohon untuk mengirimkan nama-nama karyawan yang akan mengikuti training ke alamat email kami. Terima kasih atas kerjasamanya. Hormat kami, Bapak Dedy Training Manager PT XYZ
Kesimpulan
Surat resmi pemberitahuan merupakan jenis surat resmi yang digunakan untuk memberikan informasi penting atau mengumumkan suatu kegiatan kepada pihak yang terkait. Format surat ini harus memenuhi standar yang telah ditetapkan, seperti kepala surat, perihal, isi surat, dan tanda tangan. Surat resmi pemberitahuan harus ditulis dengan bahasa yang sopan, jelas, dan mudah dipahami oleh pihak yang menerima surat. Dalam penulisan surat resmi pemberitahuan, diperlukan contoh surat resmi pemberitahuan untuk memudahkan penulisan.