Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk keperluan bisnis atau organisasi yang bersifat resmi dan formal. Surat ini sering digunakan dalam kegiatan administrasi, seperti pemberitahuan, undangan, permintaan, dan lain sebagainya. Surat resmi harus memenuhi kaidah-kaidah tata bahasa yang benar, gaya bahasa yang formal, serta menggunakan format yang sesuai dengan standar.
Format Surat Resmi
Format surat resmi terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
- Kepala Surat
Kepala surat terdiri dari nama perusahaan atau organisasi, alamat, nomor telepon, dan email. Kepala surat biasanya diletakkan pada bagian atas sebelah kanan. - Tanggal
Tanggal surat ditulis dengan format hari, bulan, dan tahun. Tanggal biasanya diletakkan di sebelah kiri bawah. - Alamat Penerima
Alamat penerima surat harus ditulis dengan jelas dan lengkap, termasuk nama perusahaan atau institusi, alamat, kota, dan kode pos. Alamat penerima biasanya diletakkan di bawah tanggal. - Perihal
Perihal surat berisi tentang tujuan surat yang ditulis. Perihal biasanya diletakkan di sebelah kiri atas, tepat di bawah alamat penerima. - Isi Surat
Isi surat terdiri dari pembukaan, isi utama, dan penutup. Isi surat harus dijelaskan secara singkat, jelas, dan padat. Isi surat biasanya diletakkan di bawah perihal. - Tanda Tangan
Tanda tangan penulis surat harus ditulis di atas nama perusahaan atau organisasi, diikuti dengan nama penulis surat dan jabatannya.
Contoh Surat Resmi
Berikut adalah beberapa contoh surat resmi yang dapat digunakan sebagai referensi.
Contoh Surat Pemberitahuan Rapat
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara/i
Di Tempat
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan bahwa akan diadakan rapat pada:
Hari/Tanggal : Kamis, 15 Agustus 2021
Waktu : Pukul 09.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Utama Gedung A
Agenda rapat adalah sebagai berikut:
- Pembukaan dan sambutan dari pimpinan
- Pembahasan tentang program kerja tahun depan
- Pembahasan tentang rencana pengembangan bisnis
- Lain-lain
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i diucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT ABCDEFGH
(Nama Penulis Surat)
Jabatan
Contoh Surat Penawaran Produk
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara/i
Di Tempat
Dengan hormat,
Kami dari PT ABCDEFGH ingin menawarkan produk kami yang terbaru, yaitu:
Nama Produk : Sepatu Olahraga ABC
Harga : Rp 500.000,-
Ukuran : 38-45
Warna : Hitam, Putih, Biru
Kami menawarkan diskon khusus sebesar 10% untuk pembelian lebih dari 10 pasang dan gratis ongkos kirim untuk wilayah Jabodetabek. Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi nomor telepon kami di (021) 1234567.
Demikian penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kepercayaan Bapak/Ibu/Saudara/i diucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT ABCDEFGH
(Nama Penulis Surat)
Jabatan
Contoh Surat Lamaran Kerja
Kepada Yth.
Bapak/Ibu HRD PT ABCDEFGH
Di Tempat
Dengan hormat,
Sesuai dengan informasi lowongan pekerjaan yang tercantum pada situs resmi PT ABCDEFGH, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Budi Santoso
Tempat/Tanggal Lahir : Jakarta, 10 Januari 1995
Alamat : Jl. ABCDEFGH No. 123 Jakarta Selatan
Pendidikan Terakhir : S1 Teknik Informatika Universitas XYZ
Dengan ini mengajukan lamaran pekerjaan untuk posisi sebagai Web Developer. Saya memiliki pengalaman 2 tahun dalam bidang pengembangan aplikasi web dan mampu menguasai beberapa bahasa pemrograman seperti PHP, JavaScript, dan CSS. Saya juga memiliki kemampuan dalam mengoperasikan beberapa software pengembangan web seperti Adobe Photoshop dan Adobe Dreamweaver.
Terlampir saya sertakan beberapa dokumen sebagai persyaratan melamar pekerjaan di PT ABCDEFGH, antara lain:
- Surat Lamaran Kerja
- Curriculum Vitae
- Ijazah dan Transkrip Nilai
- Sertifikat Pelatihan
Saya berharap dapat diberikan kesempatan untuk mengikuti tahapan seleksi dan wawancara untuk bergabung di PT ABCDEFGH. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat saya,
Budi Santoso
Contoh Surat Izin Cuti
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan PT ABCDEFGH
Di Tempat
Dengan hormat,
Sesuai dengan kebijakan perusahaan, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Ani Indriani
Jabatan : Staff Administrasi
Divisi : Administrasi
Dengan ini mengajukan izin cuti selama 3 hari kerja, mulai tanggal 20-22 Agustus 2021. Alasan saya mengajukan izin cuti adalah karena ada urusan keluarga yang harus saya selesaikan di luar kota.
Selama saya tidak berada di tempat kerja, saya akan menyerahkan tugas dan tanggung jawab saya kepada rekan kerja yang ditunjuk oleh pimpinan. Saya juga akan menjaga komunikasi dengan pimpinan melalui handphone atau email jika ada kebutuhan mendesak.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. Saya berharap permohonan izin cuti ini dapat disetujui oleh pimpinan.
Hormat saya,
Ani Indriani
Jabatan
Kesimpulan
Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk keperluan bisnis atau organisasi yang bersifat resmi dan formal. Format surat resmi terdiri dari beberapa bagian, yaitu kepala surat, tanggal, alamat penerima, perihal, isi surat, dan tanda tangan. Contoh surat resmi yang sering digunakan antara lain surat pemberitahuan rapat, surat penawaran produk, surat lamaran kerja, dan surat izin cuti.