Surat tanggapan merupakan sebuah jenis surat resmi yang digunakan untuk memberikan balasan atau tanggapan atas suatu permintaan atau pertanyaan yang diajukan oleh pihak lain. Surat ini biasanya digunakan dalam berbagai bidang seperti bisnis, pemerintahan, pendidikan, dan lain sebagainya.
Pengertian Surat Tanggapan
Surat tanggapan adalah sebuah surat resmi yang digunakan untuk memberikan tanggapan atau balasan atas suatu permintaan atau pertanyaan yang diajukan oleh pihak lain. Surat ini biasanya digunakan sebagai bentuk penghormatan kepada pihak yang mengajukan permintaan atau pertanyaan tersebut.
Surat tanggapan juga dapat digunakan sebagai bentuk komunikasi resmi antara dua belah pihak. Dalam surat ini, pihak yang memberikan tanggapan harus menjelaskan dengan jelas dan tegas mengenai pertanyaan atau permintaan yang diajukan oleh pihak lain.
Format Surat Tanggapan
Format surat tanggapan sebenarnya tidak jauh berbeda dengan format surat resmi pada umumnya. Namun, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat tanggapan, yaitu:
- Heading
Pada bagian ini, sertakan informasi mengenai identitas pengirim surat seperti nama perusahaan atau institusi, alamat, nomor telepon, dan email. - Tanggal
Sertakan tanggal pengiriman surat tanggapan. - Alamat
Tuliskan alamat lengkap pihak yang akan diberikan tanggapan. - Perihal
Tambahkan judul atau perihal surat yang menjelaskan mengenai isi surat. - Isi Surat
Pada bagian ini, jelaskan dengan jelas dan tegas mengenai tanggapan atau balasan atas pertanyaan atau permintaan yang diajukan oleh pihak lain. - Tanda Tangan
Sertakan tanda tangan pengirim surat dan cap perusahaan atau institusi.
Contoh Surat Tanggapan
Berikut ini adalah beberapa contoh surat tanggapan yang dapat dijadikan referensi dalam membuat surat tanggapan:
Contoh 1
Surabaya, 15 Mei 2021
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Pimpinan PT ABC
Jl. Raya Surabaya - Jakarta No. 123
Surabaya
Perihal: Tanggapan atas Permintaan Informasi
Dengan hormat,
Terima kasih atas permintaan informasi mengenai produk-produk terbaru yang kami miliki. Kami sangat mengapresiasi ketertarikan Bapak/Ibu Pimpinan PT ABC terhadap produk-produk kami.
Berikut kami lampirkan brosur mengenai produk-produk terbaru kami. Kami harap informasi ini dapat membantu Bapak/Ibu Pimpinan PT ABC dalam mengambil keputusan untuk bekerja sama dengan kami.
Apabila Bapak/Ibu Pimpinan PT ABC membutuhkan informasi lebih lanjut, silakan menghubungi kami melalui nomor telepon atau email yang tertera pada brosur.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT XYZ
Contoh 2
Jakarta, 20 Juli 2021
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Pimpinan PT DEF
Jl. Raya Jakarta - Bandung No. 456
Jakarta
Perihal: Tanggapan atas Penawaran Kerjasama
Dengan hormat,
Terima kasih atas penawaran kerjasama yang telah diajukan oleh Bapak/Ibu Pimpinan PT DEF. Kami sangat mengapresiasi kesempatan ini dan kami tertarik untuk menjalin kerjasama dengan PT DEF.
Kami telah mempelajari dengan seksama mengenai penawaran kerjasama yang diajukan oleh PT DEF. Namun, kami masih membutuhkan waktu untuk mempertimbangkan beberapa hal sebelum membuat keputusan akhir.
Kami akan segera menghubungi Bapak/Ibu Pimpinan PT DEF setelah kami selesai melakukan pertimbangan. Sekali lagi, terima kasih atas penawaran kerjasama yang telah diajukan.
Hormat kami,
PT GHI
Contoh 3
Bandung, 10 Agustus 2021
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Kepala Dinas Pendidikan Kota Bandung
Jl. Asia Afrika No. 123
Bandung
Perihal: Tanggapan atas Permintaan Informasi
Dengan hormat,
Terima kasih atas permintaan informasi mengenai program-program pendidikan yang kami miliki. Kami sangat mengapresiasi ketertarikan Bapak/Ibu Kepala Dinas Pendidikan Kota Bandung terhadap program-program pendidikan kami.
Berikut kami lampirkan brosur mengenai program-program pendidikan kami. Kami harap informasi ini dapat membantu Bapak/Ibu Kepala Dinas Pendidikan Kota Bandung dalam membuat keputusan mengenai program-program pendidikan yang akan diadakan di Kota Bandung.
Apabila Bapak/Ibu Kepala Dinas Pendidikan Kota Bandung membutuhkan informasi lebih lanjut, silakan menghubungi kami melalui nomor telepon atau email yang tertera pada brosur.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Yayasan Pendidikan Jaya
Contoh 4
Surabaya, 5 September 2021
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Pimpinan CV JKL
Jl. Raya Surabaya - Malang No. 789
Surabaya
Perihal: Tanggapan atas Permintaan Kerjasama
Dengan hormat,
Terima kasih atas permintaan kerjasama yang telah diajukan oleh Bapak/Ibu Pimpinan CV JKL. Kami sangat mengapresiasi kesempatan ini dan kami tertarik untuk menjalin kerjasama dengan CV JKL.
Kami telah mempelajari dengan seksama mengenai permintaan kerjasama yang diajukan oleh CV JKL. Kami akan segera memberikan tanggapan mengenai kemungkinan kerjasama dengan CV JKL dalam waktu dekat.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT MNO
Kesimpulan
Surat tanggapan merupakan salah satu jenis surat resmi yang umum digunakan dalam berbagai bidang. Dalam membuat surat tanggapan, perhatikanlah format yang